В статье ниже мы расскажем, как правильно оформить отношения с заказчиком и снизить риски финансовых потерь. Рекомендуем всегда составлять и подписывать перечисленный ниже набор документов.
Это совсем не сложно, ведь в программе Сметтер все бумаги составляются автоматически и один клик!
Начало работ.
Составьте договор подряда с заказчиком, а также сводную смету.
– Как сформировать договор подряда?
Составьте смету в удобном редакторе в Сметтере, введите данные объекта и заказчика. На странице объекта нажмите «Документы» и распечатайте готовый договор подряда. В договоре будут указаны стоимость, сроки работ, перечень всех смет и реквизиты сторон.
Помните: без договора подряда заказчик в любой момент может отказаться от обязательств по оплате.
– Как распечатать сводную смету?
На странице объекта нажмите «Документы» и выберите «КП/Сводная смета». В этой смете будет красиво оформленный титульный лист с информацией по объекту и детальные сметы в виде приложений к договору подряда.
Заказчик подпишет документы с детальным перечнем работ, и у вас не будет разногласий по технологии и качеству построенных объектов.
Выполнение работ.
Назначьте ответственных сотрудников, оформляйте акты скрытых работ, подписывайте с заказчиком промежуточные акты и сверки. Это снизит риски разногласий и финансовых споров.
– Зачем назначать ответственных сотрудников?
Без приказа о назначении ответственных за все отвечает генеральный директор, и в случае любых неурядиц на объекте к ответственность привлекут именно его. Делегируйте ответственность вашим специалистам на местах. На странице объекта нажмите кнопку «Документы» и выберите «Приказ о назначении ответственных».
– Когда нужно оформлять акт скрытых работ?
Составляйте этот акт в тех случаях, когда качество работ и материалов будет «скрыто» последующими конструкциями. Вот примеры: армирование бетонных конструкций, основание фундамента, скрытая электропроводка и так далее. Предъявите эти работы и материалы, пока их можно проинспектировать, подпишите акт, и заказчик не сможет впоследствии ссылаться на якобы неправильно выполненные работы. Распечатайте акт в том же меню на странице объекта, кратко перечислите выполненные работы и примененные материалы, и документ готов.
– Когда подписывать промежуточные акты и сверки?
Лучше всего это делать перед очередным платежом за работы. Тогда ваш заказчик будет знать, за что платит, а у вас будет бумага о том, что часть работ принята. Это увеличит доверие заказчика и снизит риск финансовых разногласий. Сметтер сам сформирует акты по каждой смете. Зайдите в Смету заказчика, далее Актирование, выберите период, и акт готов. Нажмите на значок печати и выберите форму документа: просто акт, либо формы КС-2 и КС-3
– Чем отличаются акт КС-2 и справка КС-3?
Акт сдачи-приемки КС-2 предъявляет к приемке подробный перечень работ и материалов, выполненных и поставленных за определенных период. Он нужен для сдачи-приемки «порции» выполненных работ. Справка о стоимости КС-3 укрупненно показывает накопительную стоимость объекта за период, с начала года и с начала строительства. Она нужна для того, чтобы отслеживать общие финансовые затраты.
Часто справку КС-3 составляют неправильно, указывая в ней только сумму выполнения текущего периода. В Сметтере же вы в один клик получите верный документ со всеми расчетами.
– Где найти документы-сверки финансовых расчетов по объекту и смете?
Сверка по объекту находится в меню «Сверка расчетов по объекту» на странице объекта, а сверка по смете – в меню «Печать» в Смете заказчика. Эти документы показывают, сколько ВСЕГО выполнено по объекту или смете, сколько и когда было оплачено, сколько необходимо оплатить заказчику. Эти документы вносят ясность в ваши финансовые расчеты с заказчиком.
Сдача работ.
Подпишите с заказчиком итоговую Сверку расчетов, закрывающие акты и справки КС-3.
В этих документах будет указана итоговая стоимость строительства и долг заказчика на момент окончания строительства. Указанный набор документов зафиксирует выполнение вами обязательств по договору и обяжет заказчика произвести расчет.
